Contractmanagement Blog wenst je een gelukkig nieuwjaar!

Contractmanagement Blog wenst je een gelukkig  nieuwjaar!

Top 6 activiteiten van de contractmanager

Top 6 activiteiten van de contractmanagerWanneer je als contractmanager op operationeel niveau de contracten binnen jouw organisatie managet, waar besteed je dan de meeste aandacht aan om de beoogde doelstellingen te realiseren? Wat uit het rijtje verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven neemt het meeste tijd in beslag? Dat vroegen we bij CM Partners in ons onderzoek naar rol, positie en beloning aan de deelnemende contractmanagers. Zijn het de vastgestelde aspecten van het contract of juist de gewenste wijzigingen die optreden door de uiteindelijk gebleken hiaten en onduidelijkheden?

Lees meer

Positioneer een contractbeheerder en een proceseigenaar in de organisatie

Pak je rol in het contractlevenscyclusVaak zien we verschil tussen leveranciers en opdrachtgevers als het gaat om het positioneren van de rollen binnen de organisatie. Dit wordt veroorzaakt door het belang dat de interne organisatie eraan hecht. Als vervolg op mijn vorige blog ‘Samenspel van contractmanagement rollen’, waarin ik vooral de contracteigenaar, de contractmanager en de servicemanager naar voren bracht, richt ik nu de aandacht op de contractbeheerder en de procesbeheerder. De belangrijkheid van deze rollen zou helemaal niet mogen afhangen van het feit of contractmanagement nu primaire of secundaire bedrijfsprocessen betreft. Voor een optimale samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever is het gewoon essentieel dat de gehele keten van contractmanagement aan beide kanten goed ingericht is.

Het managen van een contract vraagt betrokkenheid van alle vijf rollen. Eerder benadrukte ik het belang van de aanwezigheid van deze rollen en dat doe ik dan ook niet voor niets. Vooral het transparant differentiëren van de rollen is cruciaal voor succesvol contractmanagement. Aan de basis staan van contactmanagement staat het ‘administratieve’ gedeelte. Hoe richt je je contractdossiers in binnen het contractmanagementproces ? Wie doet wat? Want voordat de uitvoering van start gaat, is het belangrijk om te definiëren hoe het beheer en het proces plaatsvindt. Daarvoor hebben we binnen de CATS CM methode specifieke rollen voor contractbeheerder en de procesbeheerder in het leven geroepen.Lees meer

Samenspel van contractmanagement rollen

Samenspel van contractmanagement rollenIn het contractmanagementproces zijn er zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant voor het managen van een contract vijf rollen: contracteigenaar, contractmanager, servicemanager, contractbeheerder en procesbeheerder. Ik wil vooral het belang van de eerste drie rollen aankaarten. Let wel, rollen en dus niet perse functies. De aanwezigheid van deze rollen binnen een organisatie en het helder differentiëren van deze rollen zijn beide cruciaal om een contract-in-uitvoering succesvol te laten verlopen. De contracteigenaar en de contractmanager kwamen al eerder aan bod. In dit artikel borduur ik daar op voort en voeg ik de servicemanager daaraan toe. Vooral het creëren van synergie door optimaal samenspel tussen deze personen zorgt ervoor dat je het maximale rendement uit een contract kunt halen. Waar is deze rolverdeling dan op gebaseerd?

Lees meer

Hoe meet je het effect van contractmanagement?

Hoe meet je het effect van contractmanagementEen vraagstuk waar iedereen binnen het vakgebied contractmanagement mee worstelt, is die van de effectmeting. De toegevoegde waarde van contractmanagement zit dieper geworteld dan in besparingen alleen en is daarom niet puur in een cijfer uit te drukken. Doelstellingen die een contracteigenaar voor ogen heeft, zijn op meerdere manieren te bereiken. Contractmanagement zorgt ervoor dat dit zo effectief en efficiënt mogelijk gebeurt. Om de doelstellingen te behalen en het effect van contractmanagement uit te nutten, is een efficiënt samenspel van de overige vier rollen nodig. Maar allereerst, hoe meet je dat effect van contractmanagement?Lees meer

Rara, wie is de contracteigenaar ?

Contracteigenaar gezochtIk kaartte het in mijn blog van afgelopen week al even aan, het belang van een contracteigenaar. Omdat het managen van een contract gebeurt door de contractmanager, wordt het belang van een contracteigenaar niet altijd juist ingeschat. Om het aantal ‘zwevende’ contracten binnen organisaties nog maar even achterwege te laten, want in de loop der tijd wordt het vaak onduidelijk wie de initiatiefnemer nu eigenlijk was en heeft overdracht niet altijd plaatsgevonden. Waarom is naast de contractmanager deze contracteigenaar dan zo belangrijk en wie zou deze rol moeten hebben?

Lees meer

Risico’s managen met rollen en zelfevaluatie

CATS-CM-proces_1500x800

Klik op afbeelding voor vergroting

Herken je dit? Jouw organisatie heeft ogenschijnlijk gestroomlijnde processen en een proactieve uitvoering voor het managen van contracten, maar toch behaal je niet de beoogde effecten en resultaten. In mijn vorige blog gaf ik een reactie op de uitkomsten van het onderzoek commissie Elias. De resultaten zijn eyeopeners voor iedere organisatie. Nu kun je natuurlijk op managementniveau het een en ander aan het licht brengen, maar als je de wereld om je heen wilt verbeteren, ben je zelf het beste startpunt. Hoe creëer je constant een veelbelovend begin voor jezelf als contractmanager? Hoe kun je succesvol zijn in de samenwerking met leveranciers? Het gaat er veelal niet om of je direct al goed kunt managen maar de vraag is of je in staat bent om te leren door te reflecteren op eigen gedrag. Mensen die dat kunnen hebben namelijk de belangrijkste ingrediënten voor succesvol contractmanagement.

Lees meer

Commissie Elias: onprofessioneel contractmanagement bij de overheid

Contracten managenContractmanagement staat aan de basis van een regiemodel en is daarmee een essentiële factor voor een productieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (leveranciers). Na het zetten van de handtekeningen op een contract is het niet slechts een stuk papier dat in een archiefkast dient te verdwijnen. Een contract dient de efficiënt gemanaged te worden om frustrerende vertragingen in de business en geldverspillingen te voorkomen. Daar zijn ze bij de overheid inmiddels ook over uit. Mooi. Waar schort het bij ICT-projecten bij de overheid dan aan? Volgens de uitkomsten van het onderzoek van de tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid (commissie Elias) aan een heleboel kanten. Ik kan niet nalaten om op de contractmanagement gerelateerde conclusies en aanbevelingen te reageren.

Contracten moeten gemanaged worden

Het ontbreekt de overheid aan professioneel opdrachtgeverschap, zo blijkt wel uit de tien conclusies van het onderzoek. Onprofessioneel contractmanagement bij ICT-projecten is één van die conclusies. Contractmanagement staat er werkelijk nog in kinderschoenen. Ter illustratie even een korte opsomming van de zorgelijke punten waarop het volgens de bevindingen van de commissie Elias misgaat op het gebied van contracten:

Lees meer

Next step: contractstrategie

Contractmanagement StrategyIn het vorige blog vertelde ik over een operationeel manager die in eerste instantie overtuigd was van de voordelen van contractmanagement, maar die het belang van volledigheid als hoge drempel deed gelden. Nu schets ik u een tegenovergestelde situatie, waarbij contractstrategie een grote rol speelt.

Kortgeleden was ik bij een grote organisatie en sprak ik met de manager die verantwoordelijk is voor Inkoop & Contractmanagement. Deze organisatie heeft contractmanagement al enkele jaren als proces onderkend en ingericht, waarbij men CATS CM als methode geadopteerd heeft. Zijn afdeling is proceseigenaar, wat wil zeggen dat ze zorg draagt voor de definitie van het proces en de uitvoering ondersteunt en bewaakt. De (decentrale) verantwoordelijkheid voor die uitvoering is grotendeels belegd bij de business units en voor een klein deel bij zijn afdeling In koop & Contractmanagement. De uitvoering verloopt goed en op sommige plaatsen zelfs uitstekend. Dat betekent niet dat er geen issues meer op te lossen zijn, zoals de bewaking van het bestelproces om Maverick buying* te voorkomen en het gedisciplineerd uitvoeren van alle gestelde acties richting de leverancier. De huidige situatie vraagt steeds minder van zijn tijd en dat gaf hem de ruimte om zich af te vragen wat de volgende stap in de ontwikkeling van contractmanagement zou kunnen zijn.

Dat is een vraag waar we bij CM Partners ook regelmatig met elkaar en met anderen over brainstormen. Ik wil daar graag enkele gedachten met jullie over delen. Wij denken dat contractmanagement een onderwerp gaat worden voor het tactisch en strategisch niveau in organisaties. De relaties die organisaties hebben met anderen, het organisatie eco-systeem, wordt voor een groot deel (zo niet het overgrote deel) vormgegeven door middel van contracten. Dan zou je als organisatie eigenlijk nagedacht moeten hebben over de vorm en inhoud van die contracten: de contractstrategie. De aard van de relatie bepaalt namelijk de inhoud van het contract; niet alleen dat, het bepaalt ook de inkoop strategie die je daarvoor volgt.

Als de aard van de relatie transactiegericht is (ik bestel A tegen prijs X) dan is een zinvolle inkoopstrategie om een open inschrijving op basis van gedetailleerde specificatie te houden en de laagste prijs te selecteren. Is de aard van de relatie echter gebaseerd op gezamenlijke meerwaarde voor je eigen klanten waaraan de leverancier bijdraagt, dan zal de inkoopstrategie veel meer gericht moeten zijn op het vinden van raakvlakken tussen beide organisaties in plaats van zuiver op de prijs. In dat laatste geval zal het contract (de overeenkomst) voor het grootste gedeelte bestaan uit een beschrijving van de manier van samenwerken en veel minder uit de te leveren diensten (respectievelijk All Other Contract Matter, AOCM en Work To Be Done, WTBD binnen CATS CM). Kortom, wij zien als ontwikkeling voor de komende tijd dat eerst de contractstrategie wordt bepaald, zodat daarvan afgeleid de inkoopstrategie kan worden bepaald.

Ik ben erg benieuwd naar uw gedachten en/of bevindingen hierover en lees ze hieronder graag terug.

CM Partners, als hét kenniscentrum voor contractmanagement, wil daar haar steentje aan bijdragen door handvatten te ontwikkelen voor de contractmanagementactiviteiten op strategisch en tactisch niveau. Deze handvatten zullen uiteraard weer in boekvorm gepubliceerd worden. Wilt u hiervan op de hoogte gehouden worden? Meldt u zich dan in de rechterkolom aan voor onze nieuwsbrief!

 

* Het inkopen buiten bestaande contracten

(On)volledigheid, geen drempel maar juist een reden voor contractmanagement

Contractmanagement: inventariserenTwee maanden geleden had ik een gesprek met een operationeel manager, die werkzaam is bij een organisatie in een branche die het op dit moment moeilijk heeft. Ik laat hier even in het midden welke bedrijfstak dit betrof. Aangezien vele bedrijfstakken het momenteel moeilijk hebben, gaat dit blog voor een breed scala organisaties op. Het draait hier namelijk om het belang van (on)volledigheid bij het starten van contractmanagement. Is dat daadwerkelijk een drempel om contractmanagement bovenaan het prioriteitenlijstje te zetten?

Lees meer