Top 6 activiteiten van de contractmanager

Top 6 activiteiten van de contractmanagerWanneer je als contractmanager op operationeel niveau de contracten binnen jouw organisatie managet, waar besteed je dan de meeste aandacht aan om de beoogde doelstellingen te realiseren? Wat uit het rijtje verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven neemt het meeste tijd in beslag? Dat vroegen we bij CM Partners in ons onderzoek naar rol, positie en beloning aan de deelnemende contractmanagers. Zijn het de vastgestelde aspecten van het contract of juist de gewenste wijzigingen die optreden door de uiteindelijk gebleken hiaten en onduidelijkheden?

Lees meer

Positioneer een contractbeheerder en een proceseigenaar in de organisatie

Pak je rol in het contractlevenscyclusVaak zien we verschil tussen leveranciers en opdrachtgevers als het gaat om het positioneren van de rollen binnen de organisatie. Dit wordt veroorzaakt door het belang dat de interne organisatie eraan hecht. Als vervolg op mijn vorige blog ‘Samenspel van contractmanagement rollen’, waarin ik vooral de contracteigenaar, de contractmanager en de servicemanager naar voren bracht, richt ik nu de aandacht op de contractbeheerder en de procesbeheerder. De belangrijkheid van deze rollen zou helemaal niet mogen afhangen van het feit of contractmanagement nu primaire of secundaire bedrijfsprocessen betreft. Voor een optimale samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever is het gewoon essentieel dat de gehele keten van contractmanagement aan beide kanten goed ingericht is.

Het managen van een contract vraagt betrokkenheid van alle vijf rollen. Eerder benadrukte ik het belang van de aanwezigheid van deze rollen en dat doe ik dan ook niet voor niets. Vooral het transparant differentiëren van de rollen is cruciaal voor succesvol contractmanagement. Aan de basis staan van contactmanagement staat het ‘administratieve’ gedeelte. Hoe richt je je contractdossiers in binnen het contractmanagementproces ? Wie doet wat? Want voordat de uitvoering van start gaat, is het belangrijk om te definiëren hoe het beheer en het proces plaatsvindt. Daarvoor hebben we binnen de CATS CM methode specifieke rollen voor contractbeheerder en de procesbeheerder in het leven geroepen.Lees meer

Samenspel van contractmanagement rollen

Samenspel van contractmanagement rollenIn het contractmanagementproces zijn er zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant voor het managen van een contract vijf rollen: contracteigenaar, contractmanager, servicemanager, contractbeheerder en procesbeheerder. Ik wil vooral het belang van de eerste drie rollen aankaarten. Let wel, rollen en dus niet perse functies. De aanwezigheid van deze rollen binnen een organisatie en het helder differentiëren van deze rollen zijn beide cruciaal om een contract-in-uitvoering succesvol te laten verlopen. De contracteigenaar en de contractmanager kwamen al eerder aan bod. In dit artikel borduur ik daar op voort en voeg ik de servicemanager daaraan toe. Vooral het creëren van synergie door optimaal samenspel tussen deze personen zorgt ervoor dat je het maximale rendement uit een contract kunt halen. Waar is deze rolverdeling dan op gebaseerd?

Lees meer

Hoe meet je het effect van contractmanagement?

Hoe meet je het effect van contractmanagementEen vraagstuk waar iedereen binnen het vakgebied contractmanagement mee worstelt, is die van de effectmeting. De toegevoegde waarde van contractmanagement zit dieper geworteld dan in besparingen alleen en is daarom niet puur in een cijfer uit te drukken. Doelstellingen die een contracteigenaar voor ogen heeft, zijn op meerdere manieren te bereiken. Contractmanagement zorgt ervoor dat dit zo effectief en efficiënt mogelijk gebeurt. Om de doelstellingen te behalen en het effect van contractmanagement uit te nutten, is een efficiënt samenspel van de overige vier rollen nodig. Maar allereerst, hoe meet je dat effect van contractmanagement?Lees meer

Commissie Elias: onprofessioneel contractmanagement bij de overheid

Contracten managenContractmanagement staat aan de basis van een regiemodel en is daarmee een essentiële factor voor een productieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (leveranciers). Na het zetten van de handtekeningen op een contract is het niet slechts een stuk papier dat in een archiefkast dient te verdwijnen. Een contract dient de efficiënt gemanaged te worden om frustrerende vertragingen in de business en geldverspillingen te voorkomen. Daar zijn ze bij de overheid inmiddels ook over uit. Mooi. Waar schort het bij ICT-projecten bij de overheid dan aan? Volgens de uitkomsten van het onderzoek van de tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid (commissie Elias) aan een heleboel kanten. Ik kan niet nalaten om op de contractmanagement gerelateerde conclusies en aanbevelingen te reageren.

Contracten moeten gemanaged worden

Het ontbreekt de overheid aan professioneel opdrachtgeverschap, zo blijkt wel uit de tien conclusies van het onderzoek. Onprofessioneel contractmanagement bij ICT-projecten is één van die conclusies. Contractmanagement staat er werkelijk nog in kinderschoenen. Ter illustratie even een korte opsomming van de zorgelijke punten waarop het volgens de bevindingen van de commissie Elias misgaat op het gebied van contracten:

Lees meer

Next step: contractstrategie

Contractmanagement StrategyIn het vorige blog vertelde ik over een operationeel manager die in eerste instantie overtuigd was van de voordelen van contractmanagement, maar die het belang van volledigheid als hoge drempel deed gelden. Nu schets ik u een tegenovergestelde situatie, waarbij contractstrategie een grote rol speelt.

Kortgeleden was ik bij een grote organisatie en sprak ik met de manager die verantwoordelijk is voor Inkoop & Contractmanagement. Deze organisatie heeft contractmanagement al enkele jaren als proces onderkend en ingericht, waarbij men CATS CM als methode geadopteerd heeft. Zijn afdeling is proceseigenaar, wat wil zeggen dat ze zorg draagt voor de definitie van het proces en de uitvoering ondersteunt en bewaakt. De (decentrale) verantwoordelijkheid voor die uitvoering is grotendeels belegd bij de business units en voor een klein deel bij zijn afdeling In koop & Contractmanagement. De uitvoering verloopt goed en op sommige plaatsen zelfs uitstekend. Dat betekent niet dat er geen issues meer op te lossen zijn, zoals de bewaking van het bestelproces om Maverick buying* te voorkomen en het gedisciplineerd uitvoeren van alle gestelde acties richting de leverancier. De huidige situatie vraagt steeds minder van zijn tijd en dat gaf hem de ruimte om zich af te vragen wat de volgende stap in de ontwikkeling van contractmanagement zou kunnen zijn.

Dat is een vraag waar we bij CM Partners ook regelmatig met elkaar en met anderen over brainstormen. Ik wil daar graag enkele gedachten met jullie over delen. Wij denken dat contractmanagement een onderwerp gaat worden voor het tactisch en strategisch niveau in organisaties. De relaties die organisaties hebben met anderen, het organisatie eco-systeem, wordt voor een groot deel (zo niet het overgrote deel) vormgegeven door middel van contracten. Dan zou je als organisatie eigenlijk nagedacht moeten hebben over de vorm en inhoud van die contracten: de contractstrategie. De aard van de relatie bepaalt namelijk de inhoud van het contract; niet alleen dat, het bepaalt ook de inkoop strategie die je daarvoor volgt.

Als de aard van de relatie transactiegericht is (ik bestel A tegen prijs X) dan is een zinvolle inkoopstrategie om een open inschrijving op basis van gedetailleerde specificatie te houden en de laagste prijs te selecteren. Is de aard van de relatie echter gebaseerd op gezamenlijke meerwaarde voor je eigen klanten waaraan de leverancier bijdraagt, dan zal de inkoopstrategie veel meer gericht moeten zijn op het vinden van raakvlakken tussen beide organisaties in plaats van zuiver op de prijs. In dat laatste geval zal het contract (de overeenkomst) voor het grootste gedeelte bestaan uit een beschrijving van de manier van samenwerken en veel minder uit de te leveren diensten (respectievelijk All Other Contract Matter, AOCM en Work To Be Done, WTBD binnen CATS CM). Kortom, wij zien als ontwikkeling voor de komende tijd dat eerst de contractstrategie wordt bepaald, zodat daarvan afgeleid de inkoopstrategie kan worden bepaald.

Ik ben erg benieuwd naar uw gedachten en/of bevindingen hierover en lees ze hieronder graag terug.

CM Partners, als hét kenniscentrum voor contractmanagement, wil daar haar steentje aan bijdragen door handvatten te ontwikkelen voor de contractmanagementactiviteiten op strategisch en tactisch niveau. Deze handvatten zullen uiteraard weer in boekvorm gepubliceerd worden. Wilt u hiervan op de hoogte gehouden worden? Meldt u zich dan in de rechterkolom aan voor onze nieuwsbrief!

 

* Het inkopen buiten bestaande contracten

(On)volledigheid, geen drempel maar juist een reden voor contractmanagement

Contractmanagement: inventariserenTwee maanden geleden had ik een gesprek met een operationeel manager, die werkzaam is bij een organisatie in een branche die het op dit moment moeilijk heeft. Ik laat hier even in het midden welke bedrijfstak dit betrof. Aangezien vele bedrijfstakken het momenteel moeilijk hebben, gaat dit blog voor een breed scala organisaties op. Het draait hier namelijk om het belang van (on)volledigheid bij het starten van contractmanagement. Is dat daadwerkelijk een drempel om contractmanagement bovenaan het prioriteitenlijstje te zetten?

Lees meer

Overheid, neem contractmanagement serieus!

Overload_ContractmanagersDe afgelopen weken heb ik mij verbaasd over de manier waarop de overheid met contractmanagement omgaat of zoals ze zelfs in bepaalde gevallen een belangrijk onderdeel als contractmanagement totaal lijkt te negeren.

Het eerste wat mij opviel, betrof het onderzoek van de commissie Elias, die de oorzaak van het falen van veel van de grote ICT projecten van de overheid tracht te achterhalen. Ik hoop dat hiermee niet alleen de oorzaken gevonden worden, maar dat er vooral ook maatregelen worden getroffen die daadwerkelijk de oorzaken doen verdwijnen. Dit is geen overbodige luxe, maar helaas noodzakelijk als je kijkt naar de bedragen die er met dergelijke projecten gemoeid zijn. Geen gemakkelijke zaak, want hier verwacht ik dat ook de politiek haar eigen functioneren ter discussie moet stellen en waar nodig moet aanpassen. Het meest opvallende is dat bij alle gehouden interviews en de door de commissie voorgelegde vraagstukken het onderwerp contractmanagement niet ter sprake kwam. Alsof het onderwerp gewoon niet bestaat.

Lees meer

CATS CM naar een hoger niveau: CATS CM® editie 2014 is gelanceerd

boek cats CM editie 2014-3 We hebben er met smart naar uitgekeken en eindelijk is het zover: CATS CM editie 2014 ligt vanaf half juni in de (virtuele) winkel. De eerste uitgave uit 2008 was beschreven vanuit het perspectief van de ICT-leverancier. Daar hadden medeauteur Jan van Beckum en ikzelf destijds veel affiniteit mee, mede door de vele voorbeelden vanuit de praktijk. De CATS CM trainingen die wij gaven, trokken echter al vrij snel contractmanagers die aan de opdrachtgeverkant acteerden en in vele andere toepassingsgebieden actief waren zoals Facility Management, HR, techniek, etcetera. Immers, contractmanagement is een activiteit die zich bij alle contractpartijen afspeelt ongeacht de inhoud van het contract. Dit ondervonden we ook in ons training- en advieswerk. De recente praktijkcases en de ontwikkelingen in ons vakgebied die dit teweegbracht, waren voor ons aanleiding om de methode zoals beschreven in de uitgave van 2008, grondig te herzien.

De CATS CM methode zelf hebben we nauwelijks aan hoeven passen. Tot onze voldoening konden we constateren dat onze oorspronkelijke ideeën, zoals we die in 2002 geformuleerd en in 2008 gepubliceerd hebben, nog steeds standhouden. Wat hebben we wel gedaan? We hebben meer structuur in de beschrijving aangebracht, het perspectief van de opdrachtgever en cases uit verschillende toepassingsgebieden opgenomen en de lijst van de zogenaamde ‘CM Essentials’ uitgebreid. Natuurlijk zijn er ook nieuwe onderdelen in het boek opgenomen, bijvoorbeeld het ‘CATS CM Capability Maturity Assessment’.

We hopen hiermee weer een nieuwe impuls te kunnen geven aan de ontwikkeling van het vakgebied. Onze ultieme toets is natuurlijk wat onze lezer ervan vindt! We vernemen graag uw reacties op het boek. Reageer hieronder of mail mij.

We zijn benieuwd… veel leesplezier!

 

CATS CM® editie 2014 is te bestellen bij uitgeverij Van Haren, Bol.com en Managementboek.nl.

 

Bestel-button-CMP