Het ideale contractmanagement systeem bestaat (nog) niet

Contractmanagement systeem

Zoek je naar het systeem dat feilloos je contracten managet? Zoek niet verder. Niet omdat ik het gevonden heb, maar omdat een dergelijk systeem gewoon niet bestaat. Alhoewel ik er alle vertrouwen in heb dat de toekomst systemen gaat brengen die de informatie, communicatie en workflow behoeften steeds meer tegemoet komen, blijft contractmanager een beroep waarin menselijk inzichten en soft skills onmisbaar zijn. Laten we echter niet de cruciale ondersteuningsrol van systemen onderschatten. Welke rol spelen systemen bij de implementatie en uitvoering van contractmanagement? Welke functionaliteiten zou een dergelijk contractmanagementsysteem dan moeten hebben?

De toegevoegde waarde van het menselijk aspect binnen contractmanagement wordt nogal eens onderschat. De aanname dat een ingericht systeem het contractmanagement tot een professioneel niveau brengt is namelijk onterecht. Toch is dit een valkuil waar men in de praktijk regelmatig de mist mee ingaat. Desondanks kunnen we stellen dat contractmanagers ondersteuning nodig hebben in de vorm van een systeem om hun contracten optimaal te kunnen uitnutten.

Welke systemen gebruiken contractmanagers in Nederland?

Nu zijn er veel systemen op de markt, maar uit onderzoek* blijkt er nog niet één systeem te is die alle operationele behoeften van contractmanagers bedient. Het gemiddelde tevredenheidscijfer van vijfenhalf op een schaal van één tot tien geeft al aan dat op het gebied van systemen nog veel te winnen is. Het feit dat 37% van de respondenten in dit onderzoek een beoordeling lager dan zes geeft, benadrukt de mogelijkheden die er voor systeemontwikkelaars ligt nog eens. Welke systemen worden er momenteel gebruikt? In het onderzoek van CM Partners werd er een expliciet lijstje met systemen voorgelegd, met de vraag welke systemen gebruikt werden. De antwoorden van de respondenten resulteren in het volgende overzicht:

Tabel systemen 1

Maar liefst 51% van de contractmanagers gebruikte een ander systeem dan die van de voorgelegde aanbieders. Het lijstje met ‘andere systemen’ die gebruikt werden om contractmanagement te ondersteunen, ziet er als volgt uit:

Tabel systemen 2

Gewenste functionaliteiten contractmanagement systeem

Bij de inventarisatie van gemiste functionaliteiten komen in het onderzoek een aantal interessante behoeften naar boven. Als we kijken naar algemene behoeften bij het managen van contracten zijn overzicht, samenhang, volledigheid en eenvoud opvallende aspecten die naar voren komen. Ook in de praktijk bemerk ik dat veel systemen focussen op het vastleggen van meta gegevens. En positieve ontwikkeling is dat steeds vaker de inhoud van het contract, dat wil zeggen de contractbepalingen, wordt opgenomen. Desondanks bieden de huidige systemen op de markt nog steeds te weinig ondersteuning gedurende de uitnutting van het contract. Voor nu een groot gemis in de markt. De eerste aanbieder van managementsystemen dat hiervoor een oplossing weet te presenteren, zou zomaar eens een belangrijke speler kunnen worden in de wereld van contractmanagement en inkoop.

Waar hebben de contractmanagement professionals dan behoefte aan, waarmee kunnen zij contractmanagement binnen hun organisatie naar een hoger niveau tillen? Naast de bepalingen van een contract is het ook belangrijk, dat men de informatie die door de uitvoering van een contract ontstaat eenvoudig kan vastleggen en toegankelijk kan maken. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld voortgangsrapportages, gespreks- en vergaderverslagen, betrokken personen en ondersteuning voor het managen van issue- en risicolijsten.

Ook is koppeling met het financiële systeem van een organisatie belangrijk voor een efficiënte uitvoering. Als contractmanager ben je verantwoordelijk voor de financiële aspecten van een contract, daarom is toegang tot die gegevens een belangrijke vereiste. Dit is overigens een integratie die momenteel steeds meer met systemen plaatsvindt. De eerste stap naar de ontwikkeling van een toegewijd contractmanagement systeem is hiermee gezet in de markt.

Om de samenwerking te stimuleren binnen een contract zou een systeem tevens ondersteuning moeten bieden aan een workflow, waarbij in het ideale geval beide contractpartijen gefaciliteerd worden. Relevante informatie zou dan voor beide partijen beschikbaar zijn. Naast een registratiefunctie functioneert het systeem dan tegelijkertijd als communicatie- en collaboratieportaal.

Er ligt hier een mooie uitdaging voor systeemontwikkelaars!

 

* Onderzoek rol, positie en beloning van de contractmanager 2015

 

 

Over het onderzoeksrapport ‘Rol, positie en beloning van de contractmanager’ 2015

CM Partners signaleerde in de markt de naarstige behoefte naar informatie over de ontwikkelingen binnen contractmanagement. Daarom houdt CM Partners nauwlettend de trends en ontwikkelingen rondom het managen van contracten in de gaten, onder andere door onderzoek te doen naar de rol, positie en beloning van contractmanagers in Nederland.

Herkent u zich in het profiel van de contractmanager? Hoe zijn verantwoordelijkheden van contractmanagers nu doorgaans belegd in Nederland? Welke beloning ontvangt hij of zij gemiddeld? Vragen waarop dit tweede onderzoek antwoord geeft. Interessante feiten. Achterhaal ze vandaag nog!

Download-Button-2015_w150

reacties

  1. Bedankt voor het duidelijke overzicht Gert-Jan! Ik ben een beetje aan het inlezen over contractmanagement, en dit artikel was een mooie introductie. Blijf zo doorgaan!

    Liefs Roos

Leave a Reply to Roos Cancel reply

*