Kamerbrief ‘Grip op ICT’: contractmanagement onbegrepen door kabinet

Overheid aan zetDe tijdelijke commissie ICT van Ton Elias heeft al veel stof doen opwerpen. Wat was ook alweer de conclusie? Er wordt veel geld verspild met ICT projecten. Klinkt het al bekend in de oren? Als belangrijkste maatregel heeft commissie Elias het Bureau ICT-toetsing (BIT) voorgesteld; een instantie die in samenwerking met de CIO’s moet kijken naar ICT-projecten. Vervolgens plaatste de regering het BIT onder Minister Blok, want in dat gedeelte van het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft ook de CIO-Rijk zitting. Onlangs liet minister Blok (minister van Wonen en Rijksdienst) in een kamerbrief namens het kabinet weten hoe de aanbevelingen die werden gedaan in het eindrapport “Naar grip op ICT”, opgepakt zullen worden. In een blog reageerde ik al op deze aanbevelingen; weliswaar in relatie tot contractmanagement. Op dit vlak valt er namelijk veel winst te behalen binnen de overheid en de focus leek nog niet op de juiste aspecten te liggen. De reactie van de regering in deze kamerbrief stelt me teleur als ik kijk naar de omgang met contracten. Zeker als ik het contractmanagement vergelijk met de huidige mate van volwassenheid in de markt.

In grote lijnen worden de aanbevelingen van het eindrapport overgenomen:

“Het kabinet neemt ‘de kern’ van de aanbevelingen over, schrijft minister Blok van Wonen & Rijksdienst. De belangrijkste nieuwe maatregel is de invoering van een nieuwe, onafhankelijke autoriteit, het Bureau ICT-Toetsing (bit), dat orde gaat scheppen in de ict-chaos. Die is volgens de commissie-Elias nodig omdat de rijksoverheid behoefte heeft aan eigen expertise.”

Wat betekent dit voor het contractmanagement? Bar weinig helaas. In de reactie van het kabinet worden de aanbevelingen betreffende een heldere verdeling van verantwoordelijkheden aangehaald. Dat contractmanagement niet genoemd wordt, geeft al vroeg in het document de gemiste kans aan. Een beter aanknopingspunt was er niet. Hoe zit het dan met het contractmanagement binnen de overheid? Wel worden een aantal gerelateerde aspecten naar voren gebracht, waaronder instrumenten zoals categoriemanagement en strategisch leveranciers management. Tja. If you only got a hammer, everything is a nail. Alhoewel het aangrenzende vakgebieden zijn, dekt dit niet de lading van contractmanagement. Het verbeteren van beheer en benutting van contracten en de aansturing van leveranciers zijn natuurlijk belangrijke aspecten. Hier worden categoriemanagement en strategisch leveranciersmanagement echter ten onrechte aangezien als instrumenten waarmee je de contracten in uitvoering kunt managen.

Het stuk in de kamerbrief waarin de minister contractmanagement beschrijft, richt zich op een interne bewakingsstructuur, wederom niet daadwerkelijk op het contractmanagement zelf:

“De commissie staat in haar rapport meerdere keren stil bij het contractmanagement rond grote projecten. Daar waar het de specifieke ICT inkoop betreft, die dus niet onder de reikwijdte van categoriemanagement valt, zal de CPO Rijk vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het Rijksinkoopstelsel de ministeries nadrukkelijk gaan monitoren zodat het management van contracten wordt verbeterd.
Het kabinet vindt evenals de commissie dat een “uurtje-factuurtje”-mentaliteit zoveel mogelijk dient te worden vermeden. Het kabinet deelt de opvatting van de commissie dat over facturering op uurbasis en meerwerk duidelijke afspraken dienen te worden vastgelegd en dat die afspraken ook dienen te worden nageleefd. De Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-opdrachten (ARBIT) bevat hieromtrent bepalingen, waaronder de bepaling dat een opdrachtnemer pas recht op betaling heeft nadat de opdrachtgever de overeengekomen prestatie heeft geaccepteerd.

Het kabinet is met de commissie van mening dat het Rijk zich tijdens de contractfase professioneler en meer betrokken op kan stellen. Hierbij past een frequent overleg, op het juiste niveau, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een belangrijk doel van dit overleg is het vroegtijdig detecteren van dreigende problemen. De mogelijkheden die het contract biedt om – na escalatie – over te gaan tot ingebrekestelling en ontbinding wegens wanprestatie dienen te worden benut. Ook dit hoort bij een zakelijke relatie met de markt. In voorkomende gevallen zal het kabinet de gang naar de rechter bij wanprestatie niet schuwen.”

Men is inkoop aan het reorganiseren binnen de overheid door onder andere een onderverdeling in inkoop uitvoeringscentra (IUC), om zo wildgroei op een gestructureerde wijze terug te dringen. Goede zaak, want als je inkoop op teveel plekken uitvoert, ga je langs elkaar heen werken en mis je de volumevoordelen. Binnen die IUCs hebben ze dus categoriemanagement en strategisch leveranciersmanagement gedefinieerd als instrumenten. Catagoriemanagement is onderdeel van de eerste fase van het inkoopproces. Welke categorieën heb je? Welke strategie hanteer je voor ieder van die categorieën om in te kopen? Welke leveranciers heb je? Allemaal vragen die je in die eerste fase beantwoordt. Bij strategisch leveranciersmanagement kijkt je naar de leveranciers die je nu hebt en hoe deze presteren. Van contracten managen in de uitvoeringsfase is hier totaal geen sprake. Daar heb je ook verschillende mensen (contractmanagers), skills en een aparte aanpak voor nodig.

Waarom ontbreken in deze kamerbrief nu die expliciete handvatten voor beter contractmanagement die wel zijn gericht op het daadwerkelijk managen van contracten in de uitvoeringsfase? Uit gesprekken met relaties binnen de IUCs blijkt dat er wel degelijk contractmanagement wordt opgepakt en dat men grote behoefte heeft aan visie en beleid op dit gebied. Het onderzoek van commissie Elias creëerde een open doel, en dan nog mis schieten… jammer. De grip op ICT-projecten komt er zo ook niet. Dat garandeer ik je.

 

 

plaats een reactie

*