Risico’s managen met rollen en zelfevaluatie

CATS-CM-proces_1500x800

Klik op afbeelding voor vergroting

Herken je dit? Jouw organisatie heeft ogenschijnlijk gestroomlijnde processen en een proactieve uitvoering voor het managen van contracten, maar toch behaal je niet de beoogde effecten en resultaten. In mijn vorige blog gaf ik een reactie op de uitkomsten van het onderzoek commissie Elias. De resultaten zijn eyeopeners voor iedere organisatie. Nu kun je natuurlijk op managementniveau het een en ander aan het licht brengen, maar als je de wereld om je heen wilt verbeteren, ben je zelf het beste startpunt. Hoe creëer je constant een veelbelovend begin voor jezelf als contractmanager? Hoe kun je succesvol zijn in de samenwerking met leveranciers? Het gaat er veelal niet om of je direct al goed kunt managen maar de vraag is of je in staat bent om te leren door te reflecteren op eigen gedrag. Mensen die dat kunnen hebben namelijk de belangrijkste ingrediënten voor succesvol contractmanagement.

Managen van contractrisico’s

Het beschreven contractmanagementproces van CATS CM is een proces op operationeel niveau. Belangrijk onderdeel van het takenpakket is het managen van contractrisico’s. Daarom werken we met een Contract Risico Profiel (CRP) om het eenvoudiger te maken te identificeren welke risico’s de doelstellingen bedreigen. Het is van groot belang dat de stappen in het contractmanagementproces dusdanig zijn ingericht, dat het eenvoudig is om risico’s te identificeren, monitoren, managen en eventueel elimineren bij bedreiging. Daarnaast is het essentieel dat er vervolgens actiehouders worden aangesteld die beschikken over passende budgetten en benodigde middelen.
Ook het functioneren van contractmanager kan op zich een risico worden in het contractmanagementproces. De organisatie heeft vaak het nakijken als dit risico pas naar voren komt bij een beoordelingsgesprek door de leidinggevende. De schade is dan al geleden. Het contractmanagement ‘self-assessment’ helpt dit voor te zijn. Daar hebben zowel de organisatie, leveranciers als de contractmanager baat bij!

Zelfevaluatie als check

Hoe manage je deze risico’s dan als contractmanager? Onze CATS CM methode heeft als kern de kwaliteitscirkel van Deming. Deze cirkel bevat de vier fasen plan/do/check/act, zoals hiernaast weergegeven.Kwaliteitscirkel van Deming
Voor de duidelijkheid, het plan van aanpak van het CATS CM proces omvat zes stappen:

1. Initiate
2. Plan
3. Do
4. Check
5. Adjust
6. Closure

In dit artikel hou ik het bij stap vier. Een auditonderdeel van deze vierde stap (check) is onder andere de ‘self-assessment’, oftewel zelfevaluatie. Het doel is vrij eenvoudig. Je wilt weten of de acties die je voor een bepaald contract heb uitgevoerd effectief zijn en het gewenste resultaat hebben. Daarnaast kun je jezelf de vraag stellen of je zelf goed functioneert als contractmanager met betrekking tot dit bepaalde contract.

Met regelmaat geef ik cursussen aan (toekomstige) contractmanagers. Wanneer de zelfevaluatie ter sprake komt, valt het mij op dat er toch enige verbazing opspeelt bij de cursisten. Regelmatig krijg ik dan ook de vraag: “Waarom zou ik mezelf voortdurend beoordelen?”. Zelfevaluatie is niet alleen de enige manier om je effectiviteit te meten, deze zelfreflectie is tevens een uitstekend middel om jouw effectiviteit te vergroten.

Openheid en integriteit zijn hierbij belangrijke factoren. Als je onvoldoende duidelijkheid geeft of een onjuist beeld schetst, kan dit enorme financiële schade en achterstanden ten gevolge hebben waar jij verantwoordelijk voor wordt gehouden. Wees dit dus voor en zorg dat de contracteigenaar waaraan jij rapporteert altijd precies weet wat er speelt, positief of negatief. Een goed hulpmiddel in de zelf-evaluatie is een duidelijk functieprofiel, zo weet je immers wat de organisatie van je verwacht.

Ontwikkelen van functieprofielen voor contractmanagers

Het vak zit binnen veel organisaties nog lang niet in de volwassenheidsfase. Bij gebrek aan het juiste functieprofiel, wordt de contractmanager in veel gevallen ook niet door leidinggevenden beoordeeld op deze activiteiten. Contractmanagers hebben vaak andere titels, omdat contractmanagement aanvankelijk niet hun hoofdtaak was; ze hebben het als taak erbij gekregen, omdat men binnen de organisatie gaandeweg het belang is gaan inzien. Degene die de contracten managet wordt op deze manier niet afgerekend op het gedrag dat hij vertoont als het gaat om contractmanagement, terwijl de persoon in kwestie – aanvankelijk bijvoorbeeld servicemanagers of coördinatoren – in loop der tijd bijna fulltime contracten is gaan managen en dus wel degelijk contractmanager is.

HR moet vakgebied een serieuze status geven

In de praktijk zie ik een verplichte zelfreflectie nog te weinig gebeuren. Dit is natuurlijk organisatieafhankelijk, want er zijn er die dit proces wel hebben ingericht. Echter het is schaars. Ten behoeve van volwassenheid van contractmanagement binnen organisaties, roep ik HR-afdelingen op om functieprofielen voor contractmanagers op te stellen en een beloningsstelsel te ontwikkelen, zodat ze correct beoordeeld en beloond kunnen worden en ook een basis hebben voor hun zelfbeoordeling. Ja, er gaat veel tijd in zitten, maar op de lange termijn zal de effort zich vanzelf terugbetalen.

 

De volgende keer meer over rollen, dan bespreek ik de rol van contracteigenaar.

 

Credits kwaliteitscirkel van Deming: Diagram by Karn G. Bulsuk

 

reacties

  1. Zelfevaluatie vind ik altijd een goede zaak! Het betekent dat je je bewust bent van wat je doet en verantwoordelijkheid neemt voor je acties. Bijvoorbeeld om de functies en taken waarop je wordt afgerekend, helder te hebben.

    Waarom moet de HR afdeling met betere functieprofielen en een ander beloningsstelsel komen? Je zou ook kunnen zeggen: contractmanagers, neem het initiatief en manage allereerst uw eigen contract!

    • Gert-Jan Vlasveld zegt:

      Jeroen, dank voor je reactie. De focus van de contractmanagers moet zeker gericht zijn op het managen van het eigen contract. Maar de bal mag m.i. niet alleen bij de contractmanager liggen. Een deel van de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van de contractmanager ligt ook bij de organisatie in de vorm van het ontwikkelen van functieprofielen. Niet alleen helpt het beschikbaar hebben van (betere) functieprofielen bij het uitvoeren van de zelfevaluatie, het faciliteert ook een betere verwachting bij contracteigenaren en beoordeling door leidinggevenden. Het voorkomt dat je als contractmanager afgerekend wordt op iets wat niet van je verwacht mag worden omdat het niet in je functieprofiel staat. Als er betere functieprofielen zijn, betekent dat ook dat ze ingebed moeten zijn in het beloningssysteem van een organisatie en daarmee is ook de willekeur uit dat aspect te halen. Deze aspecten helpen het vakgebied voor contractmanagers te professionaliseren; dit is waar mijn oproep op gericht is.

Trackbacks

  1. […] Een proceseigenaar is de persoon die de bevoegdheid heeft om te bepalen hoe een proces verloopt. Deze persoon zorgt ervoor dat het proces aan de verwachtingen van de organisatie voldoet en bijdraagt aan het behalen van de contractdoelstellingen. De proceseigenaar is dus verantwoordelijk voor de definitie van het proces, het onderhouden van die definitie, de bijbehorende hulpmiddelen en de ondersteunende materialen. De taken die bij de rol van proceseigenaar horen, vinden hun kern dus, net als onze methode CATS CM, in de kwaliteitscirkel van Deming. Deze cirkel bevat de vier fasen plan/do/check/act. […]

plaats een reactie

*